Responsable del tratamiento
Esta política cubre los datos que Softlond recoge en su sitio, landings, formularios, WhatsApp y redes sociales, y los que trata en sus plataformas, como thurni (gestión del talento humano, turnos, evaluación de desempeño y gestión documental). El responsable es:
| Razón social | Softlond S.A.S. |
|---|---|
| NIT | 901381011 |
| Domicilio | Manizales, Caldas, Colombia |
| Dirección | Calle 57G # 10A-49, oficina 1407, Manizales |
| Correo para ejercer derechos | administrativa@softlond.co |
| Correo comercial | comercial@softlond.co |
| Teléfono y WhatsApp | +57 300 7393720 |
| Sitio web | softlond.co |
En adelante, «Softlond».
Marco legal y definiciones
Esta política aplica la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que recoge el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Dato personal: información que identifica o hace identificable a una persona natural, como su nombre, correo o teléfono.
- Titular: la persona natural a la que se refieren los datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; aquí, Softlond.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, como un proveedor de nube.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o puede generar discriminación, como datos de salud o biométricos.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de Softlond.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
Principios del tratamiento
Softlond trata los datos personales con los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
- Finalidad: solo para los fines de esta política, informados al titular.
- Libertad: solo con autorización previa, expresa e informada.
- Veracidad o calidad: datos completos, exactos y actualizados.
- Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos tenemos.
- Acceso y circulación restringida: solo acceden las personas autorizadas.
- Seguridad: con las medidas técnicas y administrativas de la sección 11.
- Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con Softlond.
Datos que tratamos y para qué
Softlond solo pide los datos necesarios para cada finalidad y los conserva mientras la finalidad exista, o el tiempo que exija la ley.
| Grupo de titulares | Datos | Cómo los recogemos | Finalidades |
|---|---|---|---|
| Personas interesadas en nuestros servicios | Nombre, correo, teléfono, empresa, lo que nos cuentan de su proyecto, red social o campaña de la que llegan | Formularios del sitio y de las landings, WhatsApp, mensajes y comentarios en redes sociales, eventos | Contactarlas, responder su solicitud, calificar la necesidad, agendar reuniones, preparar propuestas y cotizaciones, medir qué campañas funcionan |
| Personas que aceptan recibir información comercial | Nombre, correo, teléfono | Casilla opcional de los formularios | Enviar novedades, casos de éxito, invitaciones y ofertas por correo o WhatsApp; se puede retirar en cualquier momento |
| Clientes y sus contactos | Nombre, cargo, correo, teléfono, datos de facturación de la empresa | Contrato, órdenes de servicio, reuniones, mesa de ayuda | Prestar y facturar el servicio, dar soporte, gestionar la relación comercial, medir la satisfacción |
| Proveedores y aliados | Nombre, cargo, correo, teléfono, datos de pago | Cotizaciones y contratos | Contratar, pagar y cumplir obligaciones contables y tributarias |
| Aspirantes, estudiantes del semillero y colaboradores | Hoja de vida, datos de contacto, formación, experiencia | Convocatorias y procesos de selección | Seleccionar, vincular, formar y cumplir obligaciones laborales |
En thurni, Softlond trata los datos por cuenta de sus clientes. La empresa cliente (un hospital, una clínica, una planta) es la responsable de los datos de sus colaboradores y es quien debe obtener su autorización; Softlond es su encargado y solo los trata según sus instrucciones y el contrato de transmisión.
| Grupo de titulares en thurni | Datos | Rol de Softlond | Finalidades |
|---|---|---|---|
| Colaboradores de las empresas cliente | Identificación, contacto, cargo, área, sede, turnos, marcaciones de entrada y salida, novedades e incapacidades, evaluaciones de desempeño, planes de desarrollo, documentos laborales | Encargado | Programar turnos, controlar asistencia, gestionar novedades, evaluar el desempeño y guardar documentos, según lo que contrate cada cliente |
| Administradores y usuarios de las empresas cliente | Nombre, correo, cargo, credenciales de acceso | Responsable | Dar acceso a la plataforma, soporte, seguridad y avisos del servicio |
Cuando una persona escribe por WhatsApp, un asistente automatizado puede responder primero y hacerle preguntas sobre su necesidad. Siempre puede pedir hablar con una persona.
Softlond no vende ni alquila datos personales.
Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes
Softlond no pide datos sensibles en sus formularios, landings ni en WhatsApp. Si alguien los comparte por su cuenta, no se usan y se eliminan cuando se detectan.
En thurni sí se tratan datos sensibles de los colaboradores de los clientes: incapacidades y novedades de salud, y las marcaciones de los dispositivos biométricos de cada sede (thurni guarda solo la marcación; la huella queda en el dispositivo de la sede). Para esos datos:
- La empresa cliente obtiene la autorización explícita del colaborador y le informa que son sensibles y que no está obligado a entregarlos (artículo 6 de la Ley 1581 y artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015).
- Solo los ven las personas del cliente con permiso para ello y, cuando el cliente lo pide para dar soporte, el equipo de Softlond.
- No se usan para fines comerciales ni para perfilar a las personas por fuera del servicio contratado.
- No se envían a proveedores de inteligencia artificial.
- Al terminar el contrato se devuelven o se eliminan, según indique el cliente.
Validación facial al marcar (cuando se habilite). Si un cliente la activa, el teléfono del colaborador compara su rostro para confirmar que es él quien marca. Ese dato biométrico:
- Se usa únicamente para validar la identidad al registrar marcaciones y turnos, nunca para otra finalidad.
- Solo se trata con la autorización explícita del colaborador, pedida en la aplicación antes del primer uso.
- No es obligatorio: quien no la autorice puede marcar por otro medio que defina el cliente.
- La imagen y la plantilla del rostro se quedan solo en el teléfono del colaborador; no se guardan en los servidores de thurni.
Lo mismo aplica cuando un cliente encarga a Softlond un software a la medida que trata datos sensibles de terceros, como datos de pacientes.
No recogemos datos de menores de 18 años. Si fuera necesario, se haría con autorización de su representante legal y respetando su interés superior, como exige el artículo 7 de la Ley 1581.
Autorización del titular
Softlond pide la autorización antes de recoger los datos y guarda prueba de cuándo y cómo se dio.
- Formularios y landings: una casilla obligatoria para autorizar el tratamiento, con enlace a esta política, y otra opcional para recibir información comercial. El sistema registra la fecha, la base legal y la campaña de origen.
- WhatsApp: al iniciar la conversación se informa el uso de los datos y el enlace a esta política; seguir escribiendo es una conducta inequívoca de autorización.
- Clientes, proveedores y colaboradores: cláusula en el contrato o formato firmado.
No se necesita autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581: orden de autoridad, datos públicos, urgencia médica, fines históricos o estadísticos y datos del Registro Civil.
Derechos de los titulares
Como titular de sus datos, usted puede, sin costo:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que dio.
- Saber para qué se han usado sus datos.
- Revocar la autorización o pedir que se supriman sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Retirarse en cualquier momento de las comunicaciones comerciales, con el enlace de baja de cada correo o escribiendo «BAJA» por WhatsApp.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho su consulta o reclamo ante Softlond.
Pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro.
Área responsable y canales de atención
El Área administrativa de Softlond atiende las consultas y los reclamos sobre datos personales.
- Correo: administrativa@softlond.co
- WhatsApp: +57 300 7393720
- Correspondencia: Calle 57G # 10A-49, oficina 1407, Manizales, Caldas
La solicitud debe traer el nombre del titular, su documento de identidad, un dato de contacto para la respuesta y lo que pide.
Procedimiento para consultas y reclamos
Una consulta se responde en máximo 10 días hábiles y un reclamo en máximo 15, según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581.
| Consulta | Reclamo | |
|---|---|---|
| Para qué | Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos | Corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento |
| Plazo de respuesta | 10 días hábiles desde el recibo | 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo |
| Prórroga | Hasta 5 días hábiles más, avisando el motivo antes del vencimiento | Hasta 8 días hábiles más, avisando el motivo antes del vencimiento |
| Si falta información | — | Se pide en los 5 días hábiles siguientes; si no llega en 2 meses, se entiende que el titular desistió |
Mientras se tramita un reclamo, el dato queda marcado «reclamo en trámite». Si Softlond no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y avisa al titular.
Transmisión y transferencia de datos
Softlond guarda y procesa datos con proveedores que actúan como encargados, algunos fuera de Colombia. Con cada uno hay un contrato que los obliga a usar los datos solo para el servicio y a protegerlos.
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Servidores, base de datos, almacenamiento y envío de correos | Estados Unidos |
| Meta (WhatsApp Business) | Mensajes de WhatsApp | Estados Unidos y otros países |
| Proveedores de inteligencia artificial (Anthropic, Google, a través de OpenRouter) | Redactar respuestas y contenido, y ordenar las solicitudes que llegan | Estados Unidos |
| Correo corporativo | Estados Unidos y otros países |
Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC (Circular Externa 005 de 2017); además, la transmisión se ampara en la autorización del titular y en los contratos de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Softlond no comparte datos con otros responsables sin autorización, salvo por orden de autoridad.
Seguridad de la información
Softlond protege los datos con estas medidas:
- Acceso solo con usuario y contraseña personales, y permisos según el rol de cada persona.
- Comunicación cifrada (HTTPS) en el sitio, las landings y las aplicaciones.
- Claves y tokens de integración cifrados en la base de datos.
- Datos de cada empresa cliente separados en su propio espacio de la base de datos.
- Registro de quién cambia qué en la configuración y en las aprobaciones.
- Copias de respaldo y contratos de confidencialidad con colaboradores y proveedores.
En thurni, los datos de cada empresa cliente están separados de los de las demás, y los datos sensibles (incapacidades, novedades de salud, marcaciones biométricas) solo los consultan los roles que el cliente autoriza.
Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, Softlond lo informa a la SIC por el Registro Nacional de Bases de Datos en máximo 15 días hábiles desde que lo conozca y avisa a los titulares afectados.
Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 1 de enero de 2026 y las bases de datos se conservan mientras dure la finalidad del tratamiento.
Un cambio sustancial (otra finalidad, otro responsable, otro canal de atención) se avisa antes de aplicarlo en softlond.co y, si cambia la finalidad, se pide una nueva autorización.
Si Softlond está obligada, sus bases de datos se inscriben y actualizan en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC.
Versión 1.0 — 1 de enero de 2026.
¿Quiere consultar, corregir o eliminar sus datos?
Si es colaborador de una empresa que usa thurni, también puede acudir a su empleador, que es el responsable de sus datos.